Шесть шагов к эффективной дистанционной работе

С 30 марта все компании, способные функционировать в удаленном режиме, отправили сотрудников по домам. Выбора у бизнеса не было: переходи в онлайн или закрывайся. Некоторым удалось запустить удаленную работу за три дня, другим понадобилось больше времени. Подводя итоги первого «дистанционного» месяца, многие собственники говорят о падении эффективности. Самым слабым звеном оказались коммуникации: без личного общения сотрудники часто теряют вовлеченность и хуже понимают, что и зачем они делают. Сегодня мы поговорим об инструментах, позволяющих – частично или полностью – компенсировать потери в корпоративных коммуникациях и сделать удаленную работу более продуктивной.

Пять главных инструментов, повышающих эффективность корпоративных коммуникаций: 

• регламенты и инструкции;
• базы знаний и справочники;
• информационные панели и интерактивные отчеты;
• доступ к корпоративным сервисам;
• организация онлайн-обучения;
• корпоративная телефония.

Доступ к регламентам и инструкциям  

При переходе компании в дистанционный режим меняется ряд бизнес-процессов. Это сопровождается обновлением блока регламентов. Чтобы не запутывать сотрудников и не вызывать дополнительных стрессовых ситуаций, необходимо организовать онлайн-доступ к регламентам и инструкциям. По нашему опыту, регламенты удобно хранить в формате Wiki – с гиперссылками и тегами. Это позволяет обращаться к документам в процессе работы, не отвлекаясь и не тратя время на поиск. 

Организация баз знаний и справочников  

Самоизоляция – хороший повод привести в порядок и структурировать корпоративные базы знаний и справочники. Это позволит поднять эффективность взаимодействия между отделами и в командах, а также вовлечет сотрудников в процесс обмена знаниями. Например, наши маркетологи в режиме онлайн обсуждают скрипты звонков, формируют шаблоны писем, дополняют книгу продаж, и решают еще множество задач, требующих коллективного участия.  

Создание информационных панелей и интерактивных отчетов  

На удаленной работе снижается вовлеченности сотрудников, люди хуже понимают цели – свои и компании. Для решения этой проблемы советуем использовать дашборды и интерактивные отчеты. Они позволят команде сохранять связь с действительностью, быть в контексте и понимать, куда идет компания. Например, отделу продаж полезно держать перед глазами цели – текущие и на месяц, видеть процент их достижения и четко понимать KPI.   

Доступ к корпоративным сервисам 

В начале апреля многие компании попрощались с бумажным документооборотом – и это хорошая новость. Но иногда ему на смену приходят новые неудобные процессы, например, согласование заявок по e-mail или загружают в папки на сервере. Это удлиняет и запутывает и без того усложнившиеся коммуникации. Мы рекомендуем вести работу с заявками, документооборот и обращения в техподдержку на одной онлайн-платформе. Такой подход сильно упростит жизнь всем сотрудникам. 

Организация онлайн-обучения 

Очные курсы повышения квалификации, семинары и конференции, возможно, надолго исчезнут из нашей жизни. Профессиональное обучение стремительно переходит в онлайн, и к этому тренду стоит присоединиться. Вы можете начать с оцифровки имеющихся у вас курсов и постепенно перейти к выстраиванию непрерывного обучения персонала в контексте остальных процессов компании. Есть много гибких сценариев для организации и проведения интерактивных курсов и онлайн-тренингов. Наша команда с удовольствием вас проконсультирует.  

Корпоративная телефония 

Когда понимаешь, насколько эффективно выполнять рабочие задачи в одном интерфейсе, хочется завести в него как можно больше процессов (в идеале – все). Поэтому нам нравится пространство для групповой работы Microsoft Teams. MS Teams не только дает все инструменты, перечисленные выше, но и позволяет организовать перевод звонков на удаленных сотрудников.  

ВАЖНО

Вывод:  Потерю эффективности отмечают почти все, особенно команды, использующие для удаленной работы разрозненные сервисы. При этом компании, выбравшие специализированные корпоративные онлайн-платформы, чувствуют себя лучше остальных. Одна из таких платформ, Microsoft Teams, предлагает бесплатные полугодовые базовые лицензии. Это отличный шанс попробовать продуманное решение сейчас, чтобы пользоваться им и после возвращения в офис.  

В следующей статье мы обсудим причины снижение продуктивности и исполнительской дисциплины на удалёнке.